 | ||
 |
Procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń w formie anonimów
Ważne definicje:
1. Dyrektywa – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305/17);
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928 ze zm.) na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
3. Zespół Placówek Szkolno-Wychowawczych ul. Jagiellońska 30, 25-608 Kielce;
4. Sygnalista/osoba dokonująca zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę dokonującą zgłoszeń, której przyznano status sygnalisty na zasadach określonych w Procedurze;
5. Zespół wyjaśniający – należy przez to rozumieć zespół powołany do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz wdrożenia działań naprawczych;
6. Anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
7. Działania odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które powoduje naruszenie praw lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę;
8. Działania następcze – należy przez to rozumieć działania podjęte przez podmiot w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia;
9. Informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
10. Kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
11. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
12. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
13. Zgłoszenie za pośrednictwem kanału wewnętrznego – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
14. Koordynator ds. zgłoszeń – rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za proces przyjęcia, ewidencji i rozpatrzenia zgłoszeń, zgodnie z Procedurą, zwanym także „Koordynatorem”.
Jak dokonać zgłoszenia
Osoby, które posiądą wiedzę o informacji na temat naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań w Zespole Placówek Szkolno – Wychowawczych w Kielcach, w jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu o racjonalne elementy faktyczne.
Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.
Osobą właściwą do otrzymywania i analizowania zgłoszeń jest Koordynator ds. zgłoszeń wyznaczony przez Dyrektora Zespołu Placówek Szkolno-Wychowawczych w Kielcach.
Zespołu Szkolno – Wychowawczego w Kielcach zapewnia następujące kanały zgłoszenia informacji na temat naruszeń:
a) za pomocą poczty elektronicznej na adres email: sygnalisci@zpsw.kielce.eu (w przypadku zgłoszenia w zaszyfrowanym pliku, szyfr do pliku należy przekazać wyznaczonemu pracownikowi osobiście);
b) w formie listownej na adres: Zespołu Szkolno-Wychowawczy, z siedzibą przy ul. Jagiellońskiej 30, 25-608 Kielce z dopiskiem na kopercie: „zgłoszenie naruszenia prawa”
c) w formie telefonicznej
Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego stanowi załącznik do Procedury
Zgłoszenie może zostać uzupełnione o zebrane dowody i wykaz świadków.
Koordynator ds. zgłoszeń w Zespołu Szkolno – Wychowawczego w Kielcach w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia przesyła informację zwrotną potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia. Przyjmuje się, że podczas sprawdzania zasadności otrzymanego zgłoszenia, Koordynator może nawiązać kontakt z osobą przekazującą zgłoszenie w celu uzyskania dalszych niezbędnych informacji.
Szczególnie istotne jest, aby zgłoszenie zawierało następujące elementy, jeśli są one znane Sygnaliście:
Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
a. dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, adres, stanowisko, miejsce pracy;
b. nazwa podmiotu;
c. datę i miejsce sporządzenia;
d. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
e. opis nieprawidłowości, w tym ewentualne dokumenty oraz ich daty;
f. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie zasady anonimowości. Podanie adresu do korespondencji lub telefonu.
Ochrona zgłaszającego
Zespół Szkolno-Wychowawczy w Kielcach gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne. Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe.
Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze Sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika z Zespołem Szkolno-Wychowawczym w Kielcach lub zakończeniem współpracy, a także rodzić odpowiedzialność materialną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Zespół Szkolno-Wychowawczy w Kielcach zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującą w Zespole Szkolno-Wychowawczym w Kielcach Polityką Ochrony Danych Osobowych.